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Política de Protección de Datos

POLÍTICA INSTITUCIONAL

PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

EN EL COLEGIO CALASANZ PEREIRA - ORDEN RELIGIOSA DE LAS ESCUELAS PÍAS – PADRES ESCOLAPIOS

  

La normatividad de Habeas Data le otorga a las titulares herramientas para establecer un control sobre su información personal, garantizando los derechos de consulta, acceso, rectificación, actualización y supresión de los datos correspondientes a información personal que haya sido recolectada en constitución cualquier base de datos o archivo.

 

LEGISLACIÓN APLICABLE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

Este manual se aplica al tratamiento de los datos personales recolectados y tratados por el COLEGIO CALASANZ PEREIRA. Ha sido elaborado teniendo en cuenta La Constitución Nacional de la República de Colombia, el Desarrollo Jurisprudencial de la Honorable Corte Constitucional y en especial las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamentar la Ley”, el Código de la Infancia y la Adolescencia, Ley 1098 de 2006, Ley 1266 de 2008 y Ley 1650 de 2013.

 

Con el presente documento se da cumplimiento a lo dispuesto en la Constitución Nacional Art. 15, al desarrollo jurisprudencial relacionado con la materia, a la Ley 1581 de 2012, en especial en su artículo 17 que regula las obligaciones de los responsables de tratamiento de datos personales.

  

DEFINICIONES 

 

Las siguientes definiciones posibilitan una correcta y apropiada interpretación de lo señalado en el presente documento.

 

  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una ovarias personales naturales determinadas o determinables.

 

  • Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevantepara el titular.

 

  • Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan laintimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto detratamiento.

 

  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, quepor sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.

 

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por elResponsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar los datos personales.

 

  • REVOCATORIA: Orden expresa emitida y dirigida a la ORDEN RELIGIOSA DE LAS ESCUELAS PIAS - COLEGIO CALASANZ PEREIRA para que se abstenga depublicar datos, fotos, videos, imágenes o en general cualquier información sensible relacionada con el interesado. Excepto las que la autoridad competente solicite de conformidad con la ley.

 

 

PRINCIPIOS RECTORES

 

Los siguientes principios establecen los parámetros que serán obligatorios y respetados por todas las personas vinculadas al COLEGIO CALASANZ PEREIRA, dentro de sus procesos de recolección, uso, almacenamiento y tratamiento de datos personales.

 

  • Principio de Finalidad. El tratamiento de los datos personales recogidos por el COLEGIO CALASANZ PEREIRA, debe obedecer a una finalidad legítima de la cualdebe ser informada el Titular.

 

  • Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con elconsentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia del mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

 

  • Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debeser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

  • Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derechodel titular a obtener del COLEGIO CALASANZ PEREIRA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

  • Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales, salvo lainformación pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente comprobable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

 

  • Principio de Seguridad. La información sujeta a tratamiento por parte del COLEGIO CALASANZ PEREIRA, se deberá proteger mediante el uso de las medidastécnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  • Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en eltratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. requiere obtener el consentimiento libre, previo y expreso por parte de los Titulares para poder realizar tratamiento a sus datos personales.

  

AUTORIZACIÓN

 

Para este fin, el COLEGIO CALASANZ PEREIRA debe disponer de los mecanismos necesarios para obtener esta autorización de los Titulares, garantizando en todo momento su verificación. La autorización por parte del Titular puede realizarse en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico, tecnológico o procedimental a través del cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse producido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en las bases de datos.

 

El COLEGIO CALASANZ PEREIRA, bajo ninguna circunstancia utilizará libremente las imágenes que obtiene a través de Internet para su Blog o Página Web.

 

El COLEGIO CALASANZ PEREIRA, podrá utilizar las meras fotografías que capturan la realidad escolar y que no precisen de una apreciable labor creativa o artística, salvo que esa labor fuere realizada por la Institución a través de sus empleados, docentes o vinculados contractualmente y para fines pedagógicos, artísticos culturales, recreativos o informativos de docencia. 

 

Las personas cuyas fotografías o videos sean publicados no tendrán derecho a reclamar compensación económica alguna por el uso de su imagen. Las fotografías o videos que se enmarquen dentro de la captura de la realidad escolar podrán ser compartidos en medios de comunicación impresos y digitales Institucionales o en páginas dedicadas a la promoción de los COLEGIOS CALASANZ o de la ORDEN RELIGIOSA DE LAS ESCUELAS PÍAS.

 

Se entiende que con la matrícula y vinculación a la Institución y la firma del Contrato de Cooperación Educativa y autorización de manejo de la información, el miembro de la Comunidad Educativa, llámese padre de familia, docente, religioso, estudiante o personal administrativo, ha otorgado consentimiento para el adecuado manejo de la información e imágenes, salvo que exista manifestación por escrito sobre la oposición del interesado para que se publiquen o transfieran por algún medio fotos y videos de la persona vinculada a la comunidad educativa de los infantes, niñas, niños o adolescentes, docentes, religiosos o personal administrativo.

 

Este consentimiento, sea expreso o tácito podrá ser revocado en cualquier momento de forma expresa y por escrito. La ORDEN RELIGIOSA DE LAS ESCUELAS PÍAS a través del personal encargado de los COLEGIOS CALASANZ tiene la obligación de acatarlo. No operará retroactivamente el retracto para publicaciones en curso o anteriores a la fecha en que se notifique a la Institución la oposición.

  

AVISO DE PRIVACIDAD 

 

El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. El aviso de privacidad diseñado por el COLEGIO CALASANZ PEREIRA debe contener la siguiente información: - Identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento. - Finalidad del tratamiento. - Mecanismos de consulta para que el Titular pueda acceder o consultar la política de tratamiento de información.

 

El COLEGIO CALASANZ PEREIRA, utilizando medios informáticos, tecnológicos o físicos,conservará el modelo del aviso de privacidad que sea transmitido a los titulares, mientras se realiza el tratamiento de sus datos personales.

 

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, SOLICITUDES Y RECLAMOS 

 

ACCESO Y CONSULTAS: El COLEGIO CALASANZ PEREIRA garantizará al Titular estederecho cuando, previa acreditación de su identidad o de la identidad de su representante, se brinde acceso de manera gratuita al detalle de sus datos personales que reposan en las base de datos de la institución. Dicho acceso se brindará a través de medios electrónicos o físicos.

  

RECLAMOS Y SOLICITUDES. De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de2012, en su artículo 15, el Titular puede presentar una solicitud o un reclamo ante el Responsable del Tratamiento cuando considere que su información personal almacenada en las base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión. El requerimiento del Titular deberá ser gestionado bajo las siguientes reglas:

a. Puede ser presentada por el Titular utilizando los formatos físicos o tecnológicos que para tal fin disponga El COLEGIO CALASANZ PEREIRA. Se espera que contenga como mínimo la siguiente información: identificación del titular, descripción del motivo, dirección de contacto, documentos adjuntos. En caso de información faltante, se informará al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que la complete. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el Titular no presenta la información requerida, se entenderá el reclamo o la solicitud como desistido(a). 

b. El término máximo para atender el requerimiento será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Si no es posible atenderlo en este período, se debe informar al interesado antes de su vencimiento indicando los motivos de la demora y la fecha programada de atención, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha del primer vencimiento. c. Los derechos de rectificación, actualización o supresión de datos personales, únicamente se podrán ejercer por el titular o por su representante, previa acreditación. Si el reclamo es formulado por persona diferente al titular y no se acredita como representante de aquel, se considerará como no presentado.

c. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

d. El titular puede solicitar la supresión de datos personales cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforma a los principios, deberes y obligaciones previstas en la ley 1581 de 2012.

e. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. 

 

Dando alcance al principio de Seguridad referenciado en la Ley 1581 de 2012, el COLEGIO CALASANZ PEREIRA adoptará los controles técnicos, humanos y administrativosrequeridos para otorgar seguridad a la información relacionada con datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

  

Estos controles deben contener como mínimo los siguientes aspectos:

 

  • Alcance de aplicación:

 

  • Normas y procedimientos encaminados a garantizar la seguridad de las bases de datos.

 

  • Funciones y obligaciones de empleados.

 

  • Documentación de las bases de datos existentes.

 

  • Procedimiento de copias de Backup y de recuperación de datos.

 

  • Aspectos técnico, tecnológicos y de procesos, relacionados con la seguridad de la información. 

 

RESPONSABILIDADES INTERNAS DEL COLEGIO CALASANZ PEREIRA 

 

El COLEGIO CALASANZ PEREIRA, designa a la coordinación de comunicacióninstitucional, o quien haga sus veces, para la implementación y seguimiento de lo dispuesto en el presente documento relacionado con la función de protección de datos personales. El abogado de la Institución dará trámite a las solicitudes de los Titulares, relacionadas con sus derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la ley 1581 de 2012.

  

VIGENCIA 

 

La presente Política Institucional fue APROBADA por la CONGREGACIÓN PROVINCIAL DE LAS ESCUELAS PÍAS PROVINCIA NAZARET en reunión celebrada y rige a partir de mayo de 2016.

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